עם השנים, למדתי מספר שיטות לשימוש בוורד, שיטות לחסכון בזמן ובהקלקות שבלעדיהן כבר קשה לי לתפקד. כשיודעים להפעיל את הוורד במקום להילחם איתו אפשר להתפנות להתרכז בתוכן ולא בעימוד וסידור הטקסט וחזרה מיותרת על אותן פעולות שוב ושוב. גם אם פיתחתם לכם הרגלים רבי שנים בנוגע לשימוש במעבד התמלילים הנפוץ בעולם, יש מצב שאלו אינן הדרכים היעילות ביותר. בואו למדו גם אתם איך אפשר לחסוך זמן ולחיצות בשימוש בוורד.

1. בחירה וסימון טקסט

רוב המשתמשים יודעים לסמן טקסט על ידי לחיצה וגרירת סמן העכבר. שיטה זו עלולה להוביל למספר בעיות: המסך נגלל במהירות רבה מדי ואתם מוצאים את עצמכם עם יותר מדי טקסט מסומן בכחול, ואז צריך להתחיל מהתחלה, או שסימנתם בטעות פחות מדי טקסט וגם אז צריך להתחיל שוב. מצאתם כבר את עצמכם גוררים בטעות את הטקסט המסומן או חלק ממנו לתוך מילים או משפטים אחרים ואז לוחצים בפאניקה על מקש הביטול? ברור שכן…

דרך טובה יותר לסמן מילה בודדת היא לעמוד מעליה עם הסמן וללחוץ לחיצה כפולה עם מקש העכבר השמאלי. לבחירת משפט שלם, לחצו על מקש Ctrl ואז לחצו על מקש העכבר השמאלי, לא משנה היכן בתוך המשפט. קסם! לבחירת פסקה שלמה, לחצו לחיצה משולשת ומהירה על מקש העכבר השמאלי כשהסמן עומד מעל הפסקה. לחיצה מתמשכת על מקש Shift ובו זמנית על החיצים למעלה או למטה תבחר עבורכם שורות שלמות. לבחירת המסמך כולו, לחצו על Ctrl + A.

2. מעבר אוטומטי לעמוד חדש

מעבר אוטומטי יבהיר לוורד מתי לעבור לעמוד חדש. אפשר לתת לוורד להחליט מתי נגמר לו האוויר (והמקום בדף) אך פעמים רבות אנחנו רוצים להחליט מתי יעבור הקורא לדף הבא, מתי מתאים שהטקסט ימשיך מעבר לדף ומתי יקטע. אני עוברת לדף הבא כשאני רוצה להתחיל פסקה או נושא חדש בדף חדש.

הדרך הקלה ביותר להבהיר לוורד שמכאן עוברים לדף הבא היא עמידה מעל המקום הרצוי ולחיצה על Ctrl + Enter. טוב לדעת שגם אם תוסיפו תועפות טקסט בדפים שמעל, מהמקום הזה ואילך הטקסט יקפוץ אוטומטית לדף הבא.

3. חזרה על הפעולה הקודמת

לעתים כשמסיימים לבצע פעולה מסוימת בוורד, כגון מחיקת שורה בטבלה או החלת סגנון מסוים של גופן, מתברר שאנחנו עומדים לבצע את הפעולה האחרונה עוד מספר רב של פעמים במקומות אחרים במסמך. לחיצה על מקש F4תחזור על אותה הפעולה שסיימנו לבצע, בלחיצה על מקש אחד בלבד. אם הפעולה האחרונה הייתה מסובכת וארוכה וכללה חיטוט בתפריטים ולחיצה על "אישור" בכל פעם, קיצור דרך זה יחסוך לכם לא מעט זמן.

4. מברשת העיצוב הקסומה

מברשת העיצוב היא אחד הכלים השימושיים אך המוזנחים ביותר על ידי רוב המשתמשים בוורד. היא נמצאת בתפריט הכלים העליון, במשבצת "לוח" בוורד 2007 . המברשת הקטנה מעתיקה את העיצוב מהמקום שתבחרו ואל המקום שתבחרו. אם פסקה מסוימת רשומה בגודל מסויים, בגופן שבחרתם ובטקסט נטוי, לחיצה על המברשת תחסוך לכם מספר הקלקות מיותרות.

להפעלת מברשת העיצוב לחצו, לא משנה היכן, בתוך הטקסט ממנו אתם רוצים להעתיק את העיצוב. לאחר מכן לחצו על מברשת העיצוב. פעם אחת אם תרצו להעתיק את העיצוב פעם יחידה, ולחיצה כפולה את בכוונתכם להחילו מספר פעמים. כעת לחצו במקום אליו אתם רוצים להעתיק את העיצוב. לחיצה יחידה תבחר לכם מילה אחת, לחיצה כפולה או משולשת תבחר פסקה.

5. העתקה של מספר פריטים

העתקה והדבקה הן פעולות שכיחות שאנו מבצעים בוורד כמעט מבלי לחשוב. רק שלא כולם יודעים שאפשר להעתיק עד 24 פריטים בו זמנית ל"לוח". רובנו נעתיק פריט אחד, נניח ממסמך אחר, נדביק אותו למסמך שלנו וחוזר חלילה. העתקה מרובה של פריטים בדרך זו היא מתישה ומעצבנת. אז מה עושים?

העתיקו עד 24 פריטים ללוח של וורד הנמצא בפינה הימנית העליונה של התפריט בוורד 2007: לחצו על החץ הקטנטן בפינה השמאלית התחתונה של משבצת הלוח והוא יפתח בצד המסמך שלכם. כל מה שתעתיקו מעתה יכנס ללוח בסדר יורד. להדבקת אחד הפריטים שנבחרו, לחצו על מקש העכבר השמאלי במקום הרצוי ואז לחצו על הפריט המתאים בלוח.

נסו זאת בעצמכם!

מדהים איך שכמה קיצורי דרך קטנים יכולים לשפר את חוויית השימוש בוורד שלכם. הטמיעו את אחד הטיפים בשימוש היומיומי שלכם עד שיהפוך להרגל ואז עברו לטיפ הבא. מבלי שתשימו לב, טיפים אלו יהפכו לחלק בלתי נפרד משגרת הכתיבה שלכם ותמצאו את עצמכם חוסכים לא מעט זמן ותסכול. העכבר שלכם יודה לכם!

***

מוגש בחסות זברה CRM – מערכת הזברה הינה מערכת CRM המסופקת על גבי תשתית האינטרנט ומאפשרת למשתמשיה גישה ועבודה מכל עמדה המחוברת לרשת האינטרנט.